Septiembre es sinónimo de vendimia. En muchas zonas vitivinícolas de España, las bodegas afrontan durante estas semanas uno de los momentos más importantes y también más exigentes del año.
La llegada de la uva pone en marcha un proceso en el que intervienen personas, parcelas, proveedores, transportistas, depósitos, almacenes, controles de calidad, elaboraciones y, por supuesto, una gran cantidad de información que debe estar perfectamente coordinada.
En este contexto, tener una buena gestión de la información puede marcar la diferencia.
Porque una bodega no solo necesita producir un buen vino. También necesita saber qué ha entrado, de dónde procede, qué proceso ha seguido, dónde se encuentra cada partida y cómo repercute todo ello en los costes y en la gestión del negocio.
La vendimia: mucho más que recibir uva
Cuando comienza la vendimia, el ritmo de trabajo cambia completamente.
Llegan camiones y remolques con uva, se realizan pesajes y controles, se registran proveedores y parcelas y comienza un proceso de elaboración que continuará durante meses.
Todo ello genera información constantemente.
Y cuanto mayor es la bodega, mayor es también la complejidad de gestionar estos datos.
Algunos de los aspectos que necesitan estar controlados son:
Entrada y recepción de uva.
Proveedores y viticultores.
Parcelas y procedencias.
Pesajes y rendimientos.
Controles de calidad.
Lotes y partidas.
Depósitos y movimientos de vino.
Procesos de elaboración.
Trazabilidad.
Almacén y existencias.
Compras y ventas.
Costes de producción.
Facturación y contabilidad.
Gestionar toda esta información mediante hojas de cálculo, documentos independientes o aplicaciones que no están conectadas puede acabar generando duplicidades, errores y pérdida de tiempo.
La información debe acompañar a la uva durante todo el proceso
Uno de los grandes retos de una bodega es mantener la trazabilidad.
Desde que la uva entra en la bodega hasta que el vino llega al cliente, cada movimiento forma parte de una cadena de información.
¿Qué proveedor ha entregado la uva?
¿De qué parcela procede?
¿Cuánto se ha recibido?
¿A qué depósito ha ido?
¿Qué movimientos ha realizado posteriormente?
¿Qué lote de vino se ha obtenido?
Estas preguntas pueden parecer sencillas cuando se habla de una pequeña cantidad de producto. Pero durante la vendimia, cuando se multiplican las entradas y los movimientos, mantener el control manual puede convertirse en una tarea complicada.
Por eso, disponer de un ERP especializado en bodegas permite centralizar la información y conectar las diferentes áreas del negocio.
Un ERP adaptado a la realidad de las bodegas
No todas las empresas tienen las mismas necesidades.
Una bodega trabaja con procesos muy diferentes a los de una empresa comercial o una industria convencional. Por eso, utilizar únicamente un programa de gestión generalista puede hacer que determinados procesos tengan que adaptarse continuamente a la herramienta.
Aquí es donde entra en juego Nimbus Bodega.
Nimbus Bodega es un software de gestión diseñado específicamente para el sector vitivinícola, con el objetivo de integrar en una misma solución la información necesaria para gestionar el día a día de la bodega.
La idea es sencilla: que la tecnología se adapte a la forma de trabajar de la bodega y no al revés.
¿Qué puede aportar Nimbus Bodega durante la vendimia?
Durante la vendimia, disponer de la información centralizada puede ayudar a mejorar el control de todo el proceso.
1. Control de entradas
Registrar las entradas de uva y disponer de la información asociada permite tener una visión más clara de lo que está ocurriendo en la bodega.
2. Trazabilidad
La información de procedencia, partidas, lotes y movimientos queda integrada dentro de la gestión, facilitando el seguimiento del producto durante las diferentes etapas.
3. Gestión de depósitos y movimientos
La elaboración implica numerosos movimientos. Tenerlos registrados y relacionados con el resto de la información facilita el control del vino y de las existencias.
4. Gestión administrativa
La actividad de la bodega no termina en la elaboración.
Compras, ventas, clientes, proveedores, almacén, facturación y administración también forman parte del negocio y deben estar conectados con la información de la empresa.
5. Información para tomar decisiones
Cuando la información está dispersa, obtener una visión global del negocio puede requerir mucho trabajo.
Con una gestión integrada es posible disponer de la información necesaria para analizar la actividad y tomar decisiones con mayor rapidez.
Menos tiempo buscando información. Más tiempo para gestionar.
Uno de los problemas que muchas empresas descubren cuando aumenta su actividad es que el tiempo dedicado a gestionar información también aumenta.
Durante la vendimia esto puede hacerse especialmente evidente.
Un dato registrado en una hoja de cálculo, otro en el programa de facturación, otro en un documento y otro que conoce únicamente una persona de la empresa.
El problema no es solo perder tiempo.
También aumenta el riesgo de que existan datos duplicados, información desactualizada o errores que posteriormente pueden ser difíciles de detectar.
La digitalización de la gestión permite trabajar con una información más organizada y accesible.
Y eso es especialmente importante en un sector en el que la trazabilidad y el control de los procesos tienen tanto peso.
La vendimia pasa. La gestión continúa.
La vendimia concentra una gran parte de la actividad de la bodega, pero la gestión no termina cuando deja de entrar uva.
Después llegan meses de elaboración, movimientos, controles, crianza, embotellado, almacenamiento, ventas y distribución.
Por eso, la herramienta de gestión debe acompañar a la bodega durante todo el año, no únicamente durante la campaña de vendimia.
Un ERP especializado permite conectar los diferentes procesos y evitar que cada departamento trabaje con información aislada.
Septiembre es un buen momento para revisar cómo gestionas tu bodega
La vendimia también puede ser un buen momento para hacerse algunas preguntas:
¿Sabemos en todo momento qué tenemos en la bodega?
¿Podemos consultar rápidamente el origen de una partida?
¿Tenemos controlados los movimientos y existencias?
¿Cuánto tiempo dedicamos a introducir la misma información en diferentes herramientas?
¿Disponemos de información suficiente para conocer los costes y la rentabilidad?
Si la respuesta a varias de estas preguntas es «no» o «depende de Excel», probablemente haya margen para mejorar la gestión.
Nimbus Bodega: tecnología para el sector vitivinícola
La digitalización de una bodega no consiste simplemente en sustituir el papel por un ordenador.
Consiste en conectar información, automatizar procesos y disponer de una visión global del negocio.
Nimbus Bodega nace precisamente con ese objetivo: ofrecer una solución de gestión adaptada a las necesidades específicas de las empresas vitivinícolas.
Porque durante la vendimia cada minuto cuenta.
Y cuando el ritmo aumenta, tener la información bajo control puede marcar la diferencia.
Esta vendimia, que la gestión no te quite tiempo para lo importante
En la bodega, cada campaña es diferente. Pero el objetivo es siempre el mismo: trabajar de forma eficiente, mantener el control y convertir el esfuerzo de todo un año en un buen vino.
¿Quieres conocer Nimbus Bodega? Contacta con Terabyte 2003 y te mostramos cómo puede adaptarse a la gestión de tu bodega.
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