Si tu empresa realiza, contrata o gestiona transporte de mercancías por carretera, hay una fecha que debes tener marcada en el calendario: 5 de octubre de 2026.
A partir de esta fecha, para los transportes afectados, el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) deberá gestionarse electrónicamente conforme a los requisitos establecidos por la normativa.
Y aunque a primera vista pueda parecer simplemente sustituir un documento en papel por un PDF, la adaptación implica bastante más.
Hay que saber quién debe aportar cada dato, quién puede generar técnicamente el DeCA, cómo debe recibirlo el conductor, cómo gestionar modificaciones y cómo conservar la documentación.
En esta guía te explicamos de forma sencilla qué es el DeCA 2026, a quién afecta y qué debería revisar tu empresa antes de octubre.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA, o Documento electrónico de Control Administrativo, es el documento destinado a recoger la información necesaria para identificar y controlar determinados transportes de mercancías por carretera.
Entre otros datos, permite identificar:
- Quién contrata el transporte.
- Qué empresa realiza el transporte.
- El origen y el destino.
- La mercancía transportada.
- El peso.
- La fecha del transporte.
- El vehículo utilizado.
La principal novedad es que el documento deberá gestionarse electrónicamente, de acuerdo con los requisitos establecidos.
Por eso, la adaptación no consiste simplemente en imprimir el documento tradicional y convertirlo posteriormente en PDF.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA electrónico?
La fecha clave es el 5 de octubre de 2026.
A partir de ese momento, para los transportes afectados, el documento de control deberá gestionarse electrónicamente conforme a los requisitos establecidos.
Por eso, si tu empresa realiza o contrata este tipo de transportes, no conviene esperar a octubre para empezar a prepararse.
Antes de esa fecha es recomendable revisar:
- Cómo se generan actualmente los documentos de control.
- Qué información se utiliza.
- Quién aporta cada dato.
- Qué software se utiliza.
- Cómo recibe el documento el conductor.
- Cómo se gestionan las modificaciones.
- Cómo se conservan los documentos.
¿Quién debe generar el DeCA?
Esta es una de las cuestiones que más dudas puede generar.
Es importante diferenciar entre quién genera técnicamente el documento y quién es responsable de los datos que contiene.
El DeCA puede ser generado técnicamente por una de las partes, pero eso no significa que dicha parte asuma automáticamente la responsabilidad sobre toda la información incluida.
Cada participante mantiene la responsabilidad sobre los datos que le corresponden.
Cargador contractual
Es quien contrata directamente el transporte con el transportista efectivo.
Entre la información de la que responde se encuentra, entre otros datos:
- Nombre o denominación social.
- NIF y domicilio.
- Datos del transportista efectivo.
- Origen.
- Destino.
- Naturaleza de la mercancía.
- Peso de la mercancía.
Transportista efectivo
Es es quien realiza materialmente el transporte.
Entre los datos que le corresponden se encuentran, entre otros:
- Fecha del transporte.
- Matrícula del vehículo.
- Matrícula del tractor y remolque o semirremolque cuando corresponda.
- Autorización especial cuando sea necesaria.
Por tanto, una cuestión es quién genera el DeCA y otra diferente quién responde de cada dato.
Esto es especialmente importante cuando una empresa y su transportista utilizan sistemas informáticos diferentes.
¿Quién puede generar técnicamente el DeCA?
No es necesario entender el DeCA como un documento que exclusivamente tenga que generar el cargador o exclusivamente el transportista.
Puede generarlo técnicamente una de las partes, según la operativa que establezcan.
Lo importante es que el documento se genere correctamente y que tanto el cargador contractual como el transportista efectivo cumplan las responsabilidades que les corresponden.
Un ejemplo práctico: una bodega que envía vino
Imaginemos una bodega de La Rioja que vende vino a un distribuidor de Madrid y contrata a una empresa de transporte para realizar el envío.
En este caso:
Bodega → cargador contractual
Empresa de transporte → transportista efectivo
La bodega aportará la información relacionada con el envío, como:
- Origen.
- Destino.
- Mercancía.
- Peso.
- Sus datos.
- Información correspondiente al transportista.
El transportista aportará, entre otros datos:
- Fecha.
- Matrícula.
- Información del vehículo.
¿Quién genera el DeCA?
Puede hacerlo técnicamente la bodega o el transportista, de acuerdo con la operativa que hayan establecido.
Lo fundamental es que cada parte aporte y responda de la información que le corresponde.
El DeCA no es simplemente un PDF
Este es uno de los aspectos más importantes de la adaptación.
El DeCA debe generarse de forma nativa digital.
Por tanto, no estamos hablando simplemente de:
❌ Escanear un documento en papel.
❌ Hacer una fotografía del documento.
❌ Convertir una imagen en PDF.
La gestión debe realizarse mediante un sistema que permita generar el documento electrónicamente.
Entre los requisitos que debe contemplar el sistema se encuentran:
- PDF generado digitalmente.
- Código QR.
- URL única.
- URL segura mediante HTTPS.
- Acceso al documento durante el transporte.
Por eso es importante comprobar con antelación si el software que utiliza actualmente tu empresa está preparado.
¿Para qué sirve el código QR del DeCA?
El código QR permite acceder al documento electrónico asociado.
De forma simplificada, podemos entender el funcionamiento así:
QR → URL → DeCA electrónico
La URL debe ser única para cada documento y permitir acceder directamente al PDF sin necesidad de introducir usuario y contraseña.
Esto facilita que el documento pueda ser consultado durante una inspección.
¿Qué debe llevar el conductor?
El DeCA es un documento electrónico y el conductor debe disponer de él durante el transporte.
Puede disponer de una copia electrónica y la normativa también contempla que pueda llevar una copia impresa del documento electrónico con el correspondiente código QR.
Pero es importante distinguir ambos conceptos:
El DeCA es electrónico. La copia impresa es una forma permitida de llevar a bordo el documento electrónico.
Además, si posteriormente cambia alguno de los datos del transporte, la modificación deberá realizarse electrónicamente conforme al procedimiento correspondiente.
No se trata simplemente de corregir manualmente la copia impresa.
¿Qué ocurre si cambia el vehículo durante el transporte?
Puede ocurrir que un vehículo tenga una avería o que, por cualquier otra circunstancia, sea necesario sustituirlo.
En estos casos, el sistema debe permitir gestionar la modificación correspondiente conforme al procedimiento establecido.
Lo importante es que la información disponible durante el transporte esté actualizada.
Este tipo de situaciones demuestra por qué no basta con generar un PDF y almacenarlo.
La solución utilizada debe permitir gestionar también los cambios que puedan producirse durante la operación.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA?
Los ficheros electrónicos deben conservarse durante al menos un año.
Por tanto, la empresa debe disponer de un sistema que permita:
- Almacenar los documentos.
- Recuperarlos posteriormente.
- Consultarlos cuando sea necesario.
- Mantener la documentación durante el periodo establecido.
Además, el cargador contractual y el transportista efectivo pueden utilizar repositorios independientes.
Si una de las partes genera los documentos, la otra debe poder acceder y descargar los ficheros que necesite durante el periodo correspondiente.
¿Se pueden agrupar varios transportes en un mismo DeCA?
Sí, la normativa contempla la posibilidad de agrupar determinados servicios en un mismo DeCA cuando se cumplen las condiciones establecidas.
Entre ellas se encuentra que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos.
Los diferentes envíos deben quedar correctamente identificados.
Para empresas que realizan transportes recurrentes, esta posibilidad puede ayudar a simplificar la gestión administrativa y reducir tareas repetitivas.
¿Es obligatorio firmar el DeCA?
No es necesario firmar el documento de control simplemente para que cumpla su función como documento de control.
La situación puede ser diferente cuando el documento se utiliza además con una finalidad contractual y las partes necesitan formalizar esa relación mediante firma electrónica.
Por eso conviene diferenciar entre:
DeCA como documento de control
y
DeCA utilizado además como documento contractual.
¿Qué debe hacer una empresa antes del 5 de octubre de 2026?
La adaptación debería comenzar por revisar cómo se está gestionando actualmente el transporte.
1. Comprueba si tu empresa está afectada
Determina qué operaciones de transporte están sujetas al documento de control.
2. Identifica a cada participante
Ten claro quién actúa como cargador contractual y quién como transportista efectivo.
3. Revisa los datos
Comprueba que clientes, transportistas, mercancías y vehículos están correctamente registrados.
4. Revisa tu software
Comprueba si la aplicación que utilizas puede generar el DeCA electrónico conforme a los requisitos.
5. Prepara la operativa del conductor
Define cómo recibirá el documento y cómo podrá acceder a él mediante el QR.
6. Prepara las modificaciones
Establece qué procedimiento seguir si cambia un vehículo, un dato del transporte u otra circunstancia.
7. Prepara la conservación
Asegúrate de que los documentos puedan almacenarse, consultarse y recuperarse durante al menos un año.
Checklist DeCA 2026
Antes del 5 de octubre, tu empresa debería poder responder sí a estas preguntas:
¿Sé si mis transportes están afectados?
¿Tengo identificado al cargador contractual?
¿Tengo identificado al transportista efectivo?
¿Sé quién aporta cada dato?
¿Mi aplicación puede generar el DeCA electrónicamente?
¿Genera el documento digitalmente?
¿Incluye código QR?
¿Genera una URL única y segura?
¿El documento se genera antes del inicio del transporte?
¿El conductor puede disponer del documento?
¿Puedo gestionar modificaciones?
¿Puedo conservar y recuperar los documentos durante al menos un año?
El error de esperar hasta octubre
El riesgo de la adaptación no consiste únicamente en llegar al 5 de octubre sin cumplir la obligación.
También puedes encontrarte con problemas operativos como:
- El programa actual no genera correctamente el documento.
- Los datos de clientes o transportistas están incompletos.
- No está claro quién debe aportar determinada información.
- El conductor no tiene un sistema adecuado para acceder al documento.
- No existe un procedimiento para modificar los datos.
- Los documentos no se están archivando correctamente.
Por eso, la adaptación al DeCA 2026 debería plantearse como un proceso y no como un cambio de última hora.
¿Cómo puede ayudarte Terabyte con el DeCA?
El DeCA electrónico no afecta únicamente a la normativa. También afecta directamente a la forma en que tu empresa gestiona la información de sus transportes.
Una solución adecuada debería permitirte controlar todo el proceso:
Datos → DeCA → PDF → QR → URL → Conductor → Modificaciones → Conservación
Desde Terabyte podemos ayudarte a revisar cómo estás gestionando actualmente tus documentos de transporte y qué necesitas para preparar tu empresa.
El objetivo no es simplemente generar un PDF.
Es conseguir que la gestión del DeCA quede integrada en la operativa diaria, reduciendo tareas manuales, errores y problemas de trazabilidad.
¿Tu empresa está preparada para el DeCA 2026?
El 5 de octubre de 2026 está cada vez más cerca.
Si tienes dudas sobre cómo puede afectar el DeCA a tu empresa, contacta con Terabyte y revisamos contigo cómo preparar tu sistema y tu operativa antes de la entrada en vigor.
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