La transformación digital de las empresas continúa avanzando y uno de los próximos grandes cambios será la adaptación de los sistemas de facturación a los nuevos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
VERI*FACTU no es simplemente una actualización más del programa de facturación. Para muchas empresas supone revisar cómo generan sus facturas, cómo almacenan la información y cómo se conectan sus diferentes herramientas de gestión.
Aunque todavía existe margen para prepararse, esperar hasta el último momento puede generar problemas innecesarios. Una adaptación planificada permitirá realizar el cambio con tranquilidad, comprobar que todo funciona correctamente y evitar interrupciones en el día a día.
¿Qué es VERI*FACTU y por qué afecta a las empresas?
VERI*FACTU forma parte de las medidas impulsadas por la normativa española para reforzar la transparencia y la trazabilidad de los procesos de facturación.
El objetivo es garantizar que los sistemas informáticos utilizados por empresas y autónomos para emitir facturas cumplan unos requisitos concretos de seguridad, integridad y conservación de la información.
Esto implica que los programas de facturación deberán estar preparados para generar registros que permitan asegurar que la información no pueda ser modificada sin dejar constancia de ello.
Para las empresas, esto significa que el software utilizado actualmente para facturar debe estar adaptado y cumplir con los requisitos establecidos.
No se trata únicamente de cambiar la forma en la que aparece una factura, sino de garantizar que todo el proceso de generación y gestión de la información sea correcto.
¿Cuándo entra en vigor VERI*FACTU?
Una de las principales dudas de muchas empresas es cuándo deben tener preparado su sistema.
Tras las últimas modificaciones del calendario, los plazos establecidos son:
- 1 de enero de 2027: para las empresas contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: para el resto de obligados tributarios incluidos en la normativa.
Aunque pueda parecer que todavía queda tiempo, conviene tener en cuenta que la adaptación tecnológica requiere planificación.
Muchas empresas utilizan programas de facturación integrados con otros sistemas, como contabilidad, gestión comercial, almacén o ERP. Por este motivo, el cambio no debería abordarse como una simple actualización realizada unos días antes de la fecha límite.
Adaptarse a VERI*FACTU implica revisar procesos
Uno de los errores más habituales es pensar que la adaptación consiste únicamente en instalar una nueva versión del programa.
En realidad, es una buena oportunidad para revisar cómo funciona actualmente la gestión de facturas dentro de la empresa.
Algunos aspectos que conviene analizar son:
- Cómo se generan actualmente las facturas.
- Qué usuarios tienen acceso al sistema.
- Cómo se gestionan las facturas rectificativas y abonos.
- Si existen diferentes series de facturación.
- Si hay varias herramientas generando facturas.
- Cómo se relaciona la facturación con la contabilidad.
- Qué procesos se realizan todavía de forma manual.
Cada empresa tiene una forma de trabajar diferente y, por ello, la adaptación debe plantearse teniendo en cuenta la situación real de cada negocio.
Los riesgos de esperar hasta el último momento
Posponer la adaptación puede parecer una forma de ganar tiempo, pero también puede convertirse en un problema cuando se acerque la fecha obligatoria.
Menos margen para solucionar problemas
Cualquier cambio tecnológico puede requerir ajustes.
Puede aparecer una configuración que revisar, una integración que adaptar o una forma concreta de trabajar que necesita ser modificada.
Si la empresa empieza con tiempo, estos pequeños inconvenientes pueden resolverse sin afectar a la actividad diaria.
Falta de tiempo para hacer pruebas
Antes de trabajar con el nuevo sistema de forma definitiva, es recomendable realizar pruebas.
Comprobar que las facturas se generan correctamente, que los datos se registran adecuadamente y que los usuarios conocen el funcionamiento evita errores posteriores.
Una implantación apresurada aumenta el riesgo de encontrarse con problemas cuando ya no hay margen de reacción.
Necesidad de formar a los usuarios
El software puede cambiar, pero quienes lo utilizan siguen siendo una pieza fundamental.
Los empleados que gestionan facturas, administración o contabilidad deben conocer los nuevos procesos para trabajar con seguridad desde el primer día.
Una pequeña formación previa puede evitar errores y facilitar la transición.
¿Qué debería hacer una empresa antes de VERI*FACTU?
La mejor estrategia es dividir la preparación en varias fases.
1. Revisar el software actual
El primer paso es comprobar qué solución utiliza actualmente la empresa y si estará preparada para cumplir con la normativa.
Es importante analizar no solo el programa principal, sino también cualquier otra aplicación desde la que puedan generarse facturas.
2. Analizar las necesidades reales
No todas las empresas tienen la misma complejidad.
Una pequeña empresa con un volumen reducido de facturación no tendrá las mismas necesidades que una compañía con diferentes departamentos, delegaciones o procesos integrados.
Por eso, antes de realizar cualquier cambio conviene analizar el funcionamiento actual.
3. Planificar la adaptación
Una vez conocida la situación, es recomendable establecer un calendario.
Este proceso puede incluir:
- Actualización del software.
- Configuración necesaria.
- Pruebas internas.
- Revisión de procesos.
- Formación de usuarios.
De esta forma, la adaptación deja de ser una obligación de última hora y pasa a formar parte de la planificación tecnológica de la empresa.
VERI*FACTU como oportunidad para mejorar la gestión
Aunque la adaptación nace como una obligación normativa, también puede ser una oportunidad para mejorar algunos procesos internos.
Muchas empresas mantienen sistemas que funcionan porque llevan años utilizándolos, pero que pueden generar tareas repetitivas o falta de información.
La revisión del sistema de facturación puede servir para plantearse cuestiones como:
- ¿Tenemos demasiados procesos manuales?
- ¿Disponemos de información actualizada sobre ventas y cobros?
- ¿Nuestra facturación está conectada con la contabilidad?
- ¿Podemos reducir errores administrativos?
- ¿Tenemos un sistema preparado para crecer?
En muchos casos, la adaptación puede ser el punto de partida para mejorar la eficiencia de la empresa.
La importancia de contar con un software de gestión preparado
Cuando la facturación forma parte de un sistema ERP, la adaptación debe contemplarse de forma global.
Soluciones de gestión como Sage 200 permiten integrar diferentes áreas de la empresa, como contabilidad, ventas, compras, almacén o finanzas, facilitando que la información fluya entre departamentos.
Además, contar con un proveedor tecnológico especializado ayuda a garantizar que la actualización se realice correctamente y que la empresa tenga soporte durante todo el proceso.
Prepararse ahora evita problemas después
VERI*FACTU supondrá un cambio importante en la forma en la que muchas empresas gestionan su facturación.
Aunque todavía existe tiempo para adaptarse, esperar hasta el último momento puede convertir un proceso sencillo en una situación complicada.
Revisar el software actual, analizar los procesos y planificar la transición permitirá afrontar el cambio con mayor seguridad.
La clave no está únicamente en cumplir con la normativa, sino en aprovechar este momento para disponer de una gestión más eficiente, conectada y preparada para el futuro.
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