Septiembre empieza mucho antes de septiembre
Aunque agosto suele ser un mes de menor actividad para muchas empresas, también representa una excelente oportunidad para preparar la vuelta de vacaciones con seguridad.
Esperar al primer día de septiembre para revisar equipos, sistemas o usuarios suele traducirse en prisas, incidencias y pérdida de productividad durante las primeras semanas.
En cambio, dedicar unas horas antes del regreso permite comenzar el nuevo periodo con mayor tranquilidad y minimizar problemas que podrían evitarse fácilmente.
A continuación, repasamos siete comprobaciones tecnológicas que conviene realizar antes de que toda la plantilla vuelva a la actividad.
1. Comprobar que las copias de seguridad funcionan correctamente
Muchas empresas disponen de sistemas de copia de seguridad automáticos, pero no siempre verifican que realmente se estén realizando correctamente.
Antes de septiembre es recomendable comprobar:
- Que las copias continúan ejecutándose.
- Que incluyen toda la información crítica.
- Que es posible recuperar archivos correctamente.
- Que no existen errores pendientes.
Una copia de seguridad solo es útil cuando puede restaurarse.
2. Revisar las actualizaciones pendientes
Durante el verano es habitual aplazar determinadas actualizaciones para evitar interrupciones.
Antes del regreso conviene revisar:
- Sistemas operativos.
- ERP.
- Microsoft 365.
- Antivirus.
- Firewall.
- Servidores.
- Equipos portátiles.
Mantener los sistemas actualizados ayuda a mejorar la seguridad y el rendimiento.
3. Revisar usuarios y permisos
La vuelta de vacaciones también son un buen momento para revisar los accesos.
Algunas preguntas que conviene hacerse son:
- ¿Existen usuarios que ya no deberían tener acceso?
- ¿Todos mantienen los permisos adecuados?
- ¿Se han creado cuentas temporales que ya no son necesarias?
Una correcta gestión de usuarios mejora la seguridad de la empresa.
4. Comprobar el estado de los equipos
Antes del incremento de actividad es recomendable revisar el funcionamiento del hardware.
Especialmente:
- Ordenadores.
- Impresoras.
- Tablets.
- Escáneres.
- Equipos de red.
- Dispositivos móviles.
Detectar incidencias ahora evita interrupciones cuando la actividad vuelva a la normalidad.
5. Revisar el espacio disponible
El crecimiento de la información hace que muchas empresas lleguen a septiembre con servidores o equipos prácticamente llenos.
Es recomendable revisar:
- Espacio disponible.
- Archivos temporales.
- Documentación duplicada.
- Almacenamiento compartido.
Mantener el sistema organizado mejora el rendimiento general.
6. Revisar los procesos más repetitivos
La vuelta a la actividad suele ser un buen momento para preguntarse:
¿Seguimos haciendo determinadas tareas igual que hace cinco años?
Muchas veces la respuesta es sí.
Analizar procesos administrativos permite identificar oportunidades de automatización.
Por ejemplo:
- Facturación.
- Pedidos.
- Conciliaciones.
- Archivo documental.
- Aprobaciones.
- Informes.
Pequeñas mejoras pueden ahorrar muchas horas durante el resto del año.
7. Preparar los proyectos del último trimestre
Septiembre marca el inicio del último tramo del año.
Por ello también es un buen momento para revisar:
- Objetivos pendientes.
- Implantaciones tecnológicas.
- Renovación de equipos.
- Proyectos ERP.
- Ciberseguridad.
- Presupuesto tecnológico.
Planificar con antelación facilita llegar a final de año con los proyectos ejecutados.
La tecnología también necesita mantenimiento
Muchas veces solo prestamos atención a los sistemas cuando aparece un problema.
Sin embargo, igual que se realiza mantenimiento preventivo en maquinaria o vehículos, la infraestructura tecnológica también necesita revisiones periódicas.
Estas pequeñas acciones ayudan a:
- Reducir incidencias.
- Mejorar la productividad.
- Incrementar la seguridad.
- Evitar interrupciones.
Convertir septiembre en un nuevo comienzo
Para muchas empresas, septiembre supone casi un segundo inicio de año.
Es el momento de retomar proyectos, fijar nuevos objetivos y afrontar el último cuatrimestre con energía.
Llegar con la infraestructura tecnológica preparada facilita que los equipos puedan centrarse en su trabajo desde el primer día, evitando pérdidas de tiempo por problemas fácilmente prevenibles.
Conclusión
Preparar la vuelta de vacaciones no consiste únicamente en organizar agendas o planificar reuniones.
También implica revisar los sistemas tecnológicos que sostienen el trabajo diario de la empresa.
Dedicar unas horas durante agosto a estas tareas puede marcar la diferencia entre empezar septiembre resolviendo incidencias o comenzar el nuevo periodo con todos los recursos preparados.
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