Delegado de Protección de Datos: funciones y obligaciones
La protección de datos es una cuestión fundamental para cualquier empresa que trate información personal. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece diferentes obligaciones para las organizaciones.
Entre ellas se encuentra la figura del Delegado de Protección de Datos (DPD), también conocido como DPO por sus siglas en inglés.
El DPD tiene un papel importante dentro de determinadas organizaciones. Su función principal es ayudar a garantizar que el tratamiento de los datos personales se realiza de acuerdo con la normativa.
¿Qué es el Delegado de Protección de Datos?
El Delegado de Protección de Datos es la persona encargada de supervisar y asesorar sobre el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Además, debe actuar con independencia en el desarrollo de sus funciones.
El DPD puede formar parte de la propia empresa. También puede prestar sus servicios de manera externa.
Por tanto, no es necesario que todas las empresas incorporen un trabajador específico para desempeñar este puesto.
¿Cuándo es obligatorio contar con un DPD?
El RGPD establece determinados casos en los que la designación de un Delegado de Protección de Datos es obligatoria.
Entre ellos se encuentran determinados organismos públicos. También están incluidas empresas cuyas actividades principales impliquen tratamientos que requieran una observación habitual y sistemática de personas a gran escala.
Asimismo, es obligatorio en determinados tratamientos de categorías especiales de datos a gran escala.
Por tanto, no todas las empresas están obligadas a disponer de un DPD.
La obligación depende de las características del tratamiento de datos y de la actividad desarrollada.
¿Qué conocimientos debe tener el DPD?
El Delegado de Protección de Datos debe contar con conocimientos especializados en materia de protección de datos.
Además, debe conocer la normativa aplicable y comprender los tratamientos que realiza la organización.
Su experiencia y formación deben ser adecuadas al tipo de tratamiento que desarrolla la empresa.
Por ello, no se trata simplemente de designar a una persona dentro de la organización. Es importante que tenga la preparación necesaria para desarrollar correctamente sus funciones.
¿Cuáles son las funciones del Delegado de Protección de Datos?
El RGPD establece diferentes funciones para el DPD.
Entre las principales encontramos las siguientes.
Informar y asesorar
El DPD debe informar y asesorar al responsable o encargado del tratamiento.
También puede asesorar a los empleados que participan en operaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales.
De esta manera, ayuda a la organización a comprender sus obligaciones.
Supervisar el cumplimiento del RGPD
Otra de sus funciones principales consiste en supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
Para ello, puede revisar políticas internas, procedimientos y medidas de protección.
Además, puede realizar comprobaciones y participar en actividades relacionadas con la formación del personal.
La formación es especialmente importante. Los trabajadores manejan datos personales de clientes, proveedores, empleados y otras personas.
Por tanto, conocer las buenas prácticas de protección de datos ayuda a reducir riesgos.
Asesorar sobre evaluaciones de impacto
El DPD también participa en determinados procesos relacionados con las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos.
Cuando un tratamiento puede generar un riesgo elevado para los derechos y libertades de las personas, la organización debe analizar sus posibles consecuencias.
En estos casos, el DPD puede asesorar sobre el proceso y supervisar su realización.
Cooperar con la autoridad de control
El Delegado de Protección de Datos también actúa como punto de contacto con la autoridad de control.
En España, esta función está relacionada con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y, cuando corresponda, con otras autoridades de protección de datos.
Además, el DPD debe cooperar con estas autoridades en el desarrollo de sus funciones.
El DPD debe actuar con independencia
Uno de los aspectos importantes de esta figura es su independencia.
El DPD debe poder desarrollar sus funciones sin recibir instrucciones sobre cómo desempeñarlas.
Además, no debe recibir sanciones ni ser destituido por realizar correctamente sus funciones.
Por otro lado, la organización debe proporcionarle los recursos necesarios para desarrollar su trabajo.
También debe facilitarle acceso a la información y a las personas necesarias para realizar sus tareas.
¿Qué ocurre si existe un problema de seguridad?
Las empresas deben disponer de procedimientos para gestionar los incidentes relacionados con los datos personales.
Por ejemplo, una pérdida de información o un acceso no autorizado puede constituir una violación de seguridad de los datos personales.
En estos casos, la organización debe analizar lo ocurrido y determinar las medidas que correspondan.
Además, en determinadas circunstancias existe la obligación de notificar la violación de seguridad a la autoridad de control.
Si el riesgo para las personas es elevado, también puede ser necesario comunicar el incidente a los afectados.
Por ello, contar con procedimientos adecuados es fundamental para reaccionar rápidamente ante cualquier problema.
Protección de datos: una responsabilidad empresarial
El Delegado de Protección de Datos desempeña un papel importante. Sin embargo, la responsabilidad del cumplimiento del RGPD no recae exclusivamente sobre el DPD.
La organización debe aplicar las medidas necesarias para proteger los datos personales que trata.
Además, debe conocer qué información maneja, para qué la utiliza y quién puede acceder a ella.
La protección de datos debe formar parte de la gestión habitual de la empresa.
¿Necesita tu empresa un Delegado de Protección de Datos?
No todas las empresas tienen la obligación de designar un DPD.
Sin embargo, todas las organizaciones que tratan datos personales deben cumplir con el RGPD cuando les resulte aplicable.
Por ello, es importante analizar los tratamientos realizados y comprobar qué obligaciones corresponden a cada empresa.
La protección de datos no consiste únicamente en cumplir una obligación legal. También significa proteger la información de clientes, empleados, proveedores y colaboradores.
Una correcta gestión de los datos ayuda a reducir riesgos y genera mayor confianza en la empresa.